Sobreviviendo a las reuniones

“Una reunión es un lugar donde cuentas los minutos y pierdes las horas”,  asegura Thomas Kayser, un ex ejecutivo de Xerox.

 

Las reuniones laborales, necesarias o no, se han convertido en un espacio muy importante para avanzar en la planificación de cualquier proyecto. Sin embargo, y en muchos casos, también son un espacio odiado en la vida profesional de los trabajadores que se ven obligados a participar diariamente en ellas y las consideran “una pérdida de tiempo”.

 

Los expertos dicen que no es la reunión la que tiene la culpa. El problema son las malas reuniones.

Toda reunión debe ser intensa. Es necesario que haya una sensación de ansiedad, que nos lleve a pensar que si no tomamos una buena decisión durante la reunión algo malo va a pasar”, dice Patrick Lencioni, presidente de Table Group y autor de “Reuniones mortales” y “Cinco disfunciones de un equipo”.

 

“Hay tantas demandas sobre nosotros que los líderes planean reuniones para que las personas se involucren de forma inmediata en el problema”, sostiene Nancy Rothbard, profesora de Gestión de Wharton.

 

En términos generales, podríamos pensar que las malas reuniones son aquellas en donde se generan constantes  interrupciones, no existe una planificación previa y/o participan miembros impuntuales. Sin embargo, todo lo anteriormente mencionado queda minimizado cuando en una reunión no hay siquiera respeto por los integrantes de la misma.

 

Es un hecho, cuando la gente participa en malas reuniones, pierden el interés por el evento o fingen que están presentes. Cuando esto sucede, no hay participación ni contribución alguna. Entonces, ¿Cómo podemos volver a apreciar las reuniones y convertirlas en un espacio productivo?

 

Simplificarlas hasta estar completamente seguros que trataremos lo necesario para avanzar es fundamental. Por otra parte, será de gran ayuda organizar previamente una agenda que trate los temas a discutir en la misma. Involucrarnos es mandatorio: compartir información, participar y generar aportes; si no hay un compromiso pleno, las decisiones son más lentas. Y por último,  establecer las próximas acciones a realizar.

 

La tecnología ha abierto posibilidades para las reuniones que no existían previamente, pero el desarrollo de una tecnología aún más sofisticada no significa que las malas reuniones desaparecerán. Así que tener buenas reuniones y sacar ventaja de ellas para resolver efectivamente problemas es más importante que nunca. A pesar de  Skype, Hangouts, y otros tantos programas disponibles para establecer llamadas, la reunión sigue siendo la tecnología más importante.

1 comentario en “Sobreviviendo a las reuniones

  • Interesante nota, creo que las reuniones seguirán siendo un problema, sería genial que fueran más cortas nada más porque, a pesar de todo, continuarán siendo necesarias también.

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